05 · KI-Integration · Event & Catering · Automatisierung
Automatisierte Angebotserstellung
Ein Event- und Cateringbetrieb erstellte Angebote aus knapp 50 Vorlagen manuell — auf Basis unvollständiger Formulareingaben. Zeitaufwändig, fehleranfällig, nicht skalierbar.
- Individualentwicklung
- OpenAI API
- PHP
- JavaScript
- MariaDB
- PDF-Generierung
- CRM/ERP-Integration
- 120 min → 3 min
- Angebotserstellung von Anfrage bis PDF-Versand
- 100 %
- vollständige Erstanfragen — kein Nachfassen
- 50 Vorlagen
- automatisiert abgedeckt, CRM-Daten direkt befüllt
01 · Problem
Kunden schickten Anfragen über ein einfaches Kontaktformular — häufig ohne die nötigen Details zu Gästezahl, Location, Menüwünschen oder Zeitrahmen. Das Team musste jede Anfrage manuell nachqualifizieren, dann aus knapp 50 Angebotsvorlagen die passende auswählen, individuell befüllen, als PDF exportieren und per E-Mail versenden. Pro Angebot: 120 Minuten und mehr. Stoßzeiten im Sommer und zur Messesaison führten zu tagelangen Wartezeiten.
02 · Lösung
vona entwickelte eine Individualentwicklung, die das Anfrageformular vollständig ersetzt: ein maßgeschneiderter KI-Chatbot — gebaut in PHP und JavaScript, angebunden an die OpenAI API — führt Interessenten durch einen strukturierten Dialog. Er fragt gezielt nach Event-Art, Datum, Gästezahl, Cateringumfang und weiteren angebotsrelevanten Details und hakt so lange nach, bis alle Informationen vollständig vorliegen. Erst dann bittet er um die E-Mail-Adresse des Kunden. Alle erfassten Gesprächs- und Anfragedaten werden in einer MariaDB-Datenbank gespeichert. Eine eigens entwickelte PHP-Middleware liest diese Daten aus, wählt die passende KVA-Vorlage, generiert daraus automatisch ein individualisiertes PDF und versendet es in Echtzeit per E-Mail an den Kunden. Parallel fließen alle Daten direkt in das ERP/CRM-System.
03 · Ergebnis
Die Angebotserstellung dauert von der ersten Chatbot-Nachricht bis zum PDF-Versand noch knapp 3 Minuten — statt bisher bis zu 45 Minuten manueller Arbeit. 100 % der eingehenden Anfragen sind von Beginn an vollständig: kein Nachfassen, keine Rückfragen. Das Team sieht jede Anfrage bereits strukturiert im CRM und kann sich auf die persönliche Beratung bei komplexen Events konzentrieren. Die Pipeline läuft rund um die Uhr — auch außerhalb der Geschäftszeiten.
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